Le logiciel QuickBooks prend beaucoup de mémoire pour fonctionner sur n'importe quel ordinateur. Si le programme a été en usage pendant un certain nombre d'années et les opérations de l'année précédente n'ont pas été archivé , il peut provoquer un certain ralentissement de la vitesse du programme. Essentiellement , l'archivage " comprime " toutes les transactions QuickBooks en totaux de sorte que les détails des transactions sont minimisés. Il ya un processus d'archivage qui permette d'éviter la perte de données vitales et permettra une récupération rapide des informations si cela est nécessaire. Choses que vous devez
QuickBooks Logiciel
Disque dur externe
Afficher plus Instructions
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Faites une copie de sauvegarde complète du fichier QuickBooks avant l'archivage . A partir du fichier de la société ouverte , cliquez sur le bouton "Fichier " dans la barre de menu du haut . La liste du menu qui apparaîtra en bas comprendra le " Créer une copie de sauvegarde ou « l'option ; . Cliquez sur cette option
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permettre à une autre fenêtre pop up vous demandant si vous souhaitez enregistrer la copie de sauvegarde . L'emplacement par défaut pour enregistrer les fichiers de sauvegarde sera dans la fenêtre et sera mis en évidence . Si l'emplacement par défaut en surbrillance est sur ​​un disque dur externe, garder cet endroit. Sinon, utilisez le disque dur externe ou un lecteur flash pour enregistrer cette sauvegarde.
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Renommez le fichier pour indiquer que ce dossier est complet jusqu'à l'endroit où les dossiers de l' année précédente sont archivés . Utilisez l'année et une désignation comme « archivedqbfile . " Régler ce dossier de côté pour être accessible uniquement lorsque les informations de transactions de l'année précédente doivent être trouvées.
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nettoyer les données de l'entreprise. Vous faites cela en cliquant sur le bouton "Fichier" dans la barre de menu du haut . Le menu qui apparaîtra inclura l'option "Utilitaires ". Cliquez sur cette option. Le menu qui apparaîtra à partir de là inclura l'option de « nettoyer les données de l'entreprise . " Cliquez sur cette option.
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Choisissez le type de nettoyage à faire. La boîte de dialogue qui s'ouvre comprendra deux options pour le nettoyage des données des entreprises . La première consiste à éliminer les opérations à une date spécifique. Cette option permet de supprimer les détails de toutes les transactions fermées à une date spécifique. C'est l'option la plus souvent utilisée au fin de l'année pour enlever les transactions fermées par rapport aux années précédentes. La deuxième option est d'enlever toutes les transactions fermées.
Archivage ou en annulant Exercices
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choisir la date de clôture et mot de passe . Typiquement, cela se fait comme un exercice de fin d'année peu après que les taxes sont déposés . La date de clôture devrait être le dernier jour de l'année d'imposition précédente . Par exemple, si ce sont les impôts de 2010 en cours de préparation et il est actuellement 2011 , la date de clôture ne soit 31 Décembre 2010.
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Gardez les opérations des exercices antérieurs à la main en choisissant d'archiver les fichiers un an de retard . Certains comptables préfèrent fermer les deux années précédant l'année d'imposition . En d'autres termes , en 2011, l'année de clôture de l'impôt serait 2009. Cela permettrait au propriétaire d'entreprise pour examiner les transactions récentes dans le détail. Après la deuxième année , il devrait y avoir aucune raison de revoir ces transactions.
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Choisissez un mot de passe pour protéger les fichiers de l'exercice précédent . Une fois que vous avez choisi la date de clôture spécifique dans la première option, vous serez invité à créer un mot de passe . Ce mot de passe empêche toute modification accidentelle des transactions avant la fin de l'année fermé.
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Régler archives et finissent par déposer à nouveau les impôts. Les modifications apportées à une transaction de l'année précédente peuvent entraîner des changements dans la déclaration de revenus de l'entreprise. Si des ajustements doivent être faits , être prêt à discuter des changements avec une taxe professionnelle pour déterminer si une déclaration modifiée doit être déposée .