Les petites entreprises qui ont beaucoup d'articles à vendre peuvent être un peu réticents à utiliser un programme QuickBooks pour aider à leur comptabilité , de peur d'avoir à saisir individuellement chaque élément dans la liste d'éléments . Tant qu'ils ont le programme Microsoft Excel sur leur ordinateur cependant , mettre des articles dans QuickBooks est aussi facile que de couper et coller . Garder inventaire mis à jour est un peu plus de travail, mais c'est une simple question de savoir où trouver le bon rapport et la façon de changer les numéros dans le rapport. Instructions
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Activez la fonction d'inventaire dans votre fichier de compagnie QuickBooks. Si au cours de la " Easy Step Interview, " vous n'avez pas spécifier que votre entreprise dispose d'un inventaire , vous devrez activer cette fonction. Cliquez sur le bouton "Modifier" dans la barre de menu du haut et descendez jusqu'à l'onglet " Préférences " . Cherchez les " Articles & Inventory " et cliquez dessus. Ouvrez l'onglet " Options de la société " avec un clic et cochez la case en haut étiqueté , «Inventaire et bons de commande sont actifs. " Cliquez sur " OK" et QuickBooks va fermer chaque fenêtre ouverte pour faire ce changement à son bureau.
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Cliquez sur le bouton "Excel" dans la partie centrale inférieure de l'écran et un petit menu s'ouvre avec deux choix pour importer des objets de l'inventaire . Le premier est le " Coller depuis Excel ", et le second est " Importer des éléments . " Vous devriez utiliser le premier si le fichier Excel est sur ​​le même ordinateur que le fichier QuickBooks. Vous souhaitez utiliser la seconde si vous rencontrez pour importer le fichier Excel à partir d'un lecteur flash ou un CD- ROM. Cliquez sur " Coller depuis Excel " et une fenêtre s'ouvrira ..
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Créer ou modifier votre fichier Excel en cours avec des objets dessus. Le collage est la partie facile, mais les colonnes doit correspondre à la forme dans le modèle QuickBooks. Il devrait y avoir 12 colonnes dans lesquelles les informations sont saisies et ils doivent être étiquetés de gauche à droite . Il est le « Nom », « Le paragraphe », « Coût », « prix de vente », « Coût des marchandises vendues », « fournisseur privilégié », « compte de revenu », « compte d'actif », « point de commande », « total valeur »,« Référence du fabricant »et enfin« sur place ».
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Remplissez chaque champ dans le fichier Excel pour chaque élément. Le " Sous-point », « fournisseur privilégié », « Valeur totale » et « Référence » Fabricants » peuvent être omis en ce moment pour accélérer le processus .
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Choisissez la" Liste " appropriée dans l' , la boîte et du coin en haut à gauche pour choisir , " Pièces d'inventaire. " Maintenez le bouton gauche de la souris , sélectionnez tous les éléments de haut en bas et de gauche à droite et maintenez les boutons "C" "CTRL" et de copier ce texte. Ne pas mettre les titres en haut de la page Excel. Cliquez dans la première case de l'écran "Ajouter /Modifier la liste de plusieurs entrées " dans QuickBooks et maintenez " Ctrl" et " V " pour coller les articles dans la feuille de calcul .
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apporter des corrections à l'inventaire liste d'objet . Tout compte ou élément qui apparaît en rouge devront être saisies manuellement ou adapté à un autre compte qui est déjà dans QuickBooks temporairement . Par exemple, si le compte que vous souhaitez utiliser pour le compte de résultat n'a pas été créé dans QuickBooks, vous aurez à faire pour sauver tous ces éléments. Si la majorité des éléments collés sont rouges , supprimer les informations contenues dans ces colonnes et entrez cette information individuellement plus tard. Cliquez sur le bouton " Enregistrer les modifications " dans le coin inférieur droit de l' écran et vous avez terminé la tâche.
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Cliquez sur l'icône intitulée " Régler Quantité sur place " pour changer des quantités d'inventaire après un décompte physique a confirmé le montant réel des stocks. Une fenêtre de feuille de calcul à chaque élément de l'inventaire sur elle s'ouvrira. Si le nombre dans la colonne "Quantité actuelle " ne correspond pas au nombre réel , inscrivez le montant réel dans la colonne « New Quantité" . QuickBooks calculer la différence et la valeur de la perte ou de gain. Tapez le terme « Ajustement d'inventaire» dans la case « Compte d'ajustement » et QuickBooks affecter la perte ou le gain de ce compte dans le bilan.