? Selon la Bibliothèque d'État de Texas , en gardant un système de gestion de fichiers désorganisé est une recette pour un désastre. Il est difficile d'obtenir des informations lorsque vous avez besoin de toute urgence. L'organisation et la manipulation de l'information au sein d'un tel système désorganisé à des fins de prise de décision est également tout à fait impossible. Un système de classement efficace est obligatoire pour toute organisation qui espère tirer profit de l'information en sa possession. Le système de classement géographique est appropriée lorsque la situation géographique est la composante la plus importante de l'information . Commodité

records géographiques relatives à un endroit précis sont stockés ensemble . Cela facilite la prise de décision rapide , car l'information à l'étude concerne une zone géographique spécifique seulement . Les zones géographiques sont classés comme des unités ou groupes d'unités . Dépôt géographique permet un déplacement facile des dossiers simplement en les déplaçant d'un endroit à un autre .
Analyse Avantages

de classement géographique facilite le processus d'analyse en permettant une comparaison facile des données articles . Par exemple, une analyse des dossiers déposés selon le nom du bâtiment et l'emplacement peut aider à identifier les dossiers d'entretien pour un bâtiment particulier .

Complexité Inconvénients

Le processus d' stocker et récupérer des données géographiques est fastidieux en raison de la nécessité de faire référence à l'utilisation de plusieurs identifiants. Par exemple, la localisation d'un bâtiment particulier , il faudrait une référence à un état particulier, la ville, la rue et enfin le nom de l'édifice . Registres tenus dans certains pays sont écrits dans leur langue. Par exemple , la ville de Florence en Italie est "Firenze" dans les registres italiens. Renvoi à l'autre langue devient donc nécessaire pour permettre aux utilisateurs non - italiens de comprendre l'information .
Index Exigence Inconvénients

Vous devez être familier avec la zone géographique suffisamment bien pour comprendre les dossiers . Pour les localiser rapidement , vous devez utiliser un index alphabétique. Le processus de stocker et de récupérer un enregistrement nécessite deux actions: . Vérifier l'indice de l' emplacement du fichier , et la recherche d' elle au milieu des autres informations