Access est une base de données qui contient de grandes quantités de données , ce qui en fait un énorme gain de temps dans un publipostage . Un publipostage comprend le document principal, un fichier de source de données , et de fusionner le terrain . Le champ de fusion est inséré dans le document principal, la production de listes ou documents basées sur vos critères personnalisés. Les données peuvent provenir d' une table ou une requête Access . Vous pouvez ré-exécuter la fusion pour obtenir une liste à jour . Instructions
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Ouvrir une nouvelle ou existante document Word pour le publipostage.
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Cliquez sur l'onglet " Publipostage " et aller vers le "Start Publipostage" groupe .
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Cliquez sur " Step by Step mail Merge Wizard " dans "Démarrer publipostage " .
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Choisir un type de document dans le " publipostage " volet sur la droite . Cliquez sur "Suivant : Document de base " et choisissez votre document de départ
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clic ". Suivante: Sélection des destinataires", puis choisissez " Utiliser une liste existante " . Cliquez sur le lien «Parcourir» pour récupérer la base de données Access . Trouver et sélectionner la base de données dans le "Select source de données " fenêtre et cliquez sur «Ouvrir».
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Mettre la table ou la requête pour la fusion dans la fenêtre " Table Select" et cliquez sur " OK". Le « Destinataires du publipostage " chargement de la fenêtre .
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Faites défiler la liste des bénéficiaires et désélectionner toutes les données que vous ne voulez pas inclure . Cliquez sur « OK » pour fermer la fenêtre et revenir à l'écran principal. Sélectionnez "Suivant" dans le volet Office .
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Cliquez sur "Plus Articles " pour insérer les champs de fusion à partir d'Access dans Word. Le "Insérer un champ de fusion " vitrines .
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Double -cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Les champs sont ajoutés à votre page sous la fenêtre . Cliquez sur "Fermer " après chaque champ est inséré .
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Aller au document Word et placer le curseur après les champs de fusion que vous souhaitez formater . Placez votre curseur entre des champs distincts et appuyez sur la barre d'espace pour ajouter un espacement entre eux, ou appuyez sur "Entrée" pour afficher un champ sur une autre ligne .
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Retour vers le volet des tâches et cliquez sur "Suivant " . Cliquez sur le dos et flèches avant dans la section d'aperçu ( en haut de la fenêtre de tâche) pour afficher la liste avant d'être fusionné
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clic ». Suivant: Fin de la fusion " pour continuer. Choisissez "Imprimer" ou " Modifier les lettres individuelles " et cliquez sur "OK" pour fusionner les données .