Si vous avez besoin de communiquer avec le même groupe de personnes périodiquement - même si elle n'est pas très souvent - il est judicieux de créer une liste de diffusion . Vous pouvez utiliser une liste de diffusion chaque année pour des cartes de vacances ou une fête annuelle , chaque mois, pour un club du livre , chaque semaine pendant un jeu de cartes ordinaire . Un grand avantage d'une liste de diffusion est que, correctement mis à jour , il vous évite d'avoir à rappeler tout le monde sur la liste à chaque fois que vous avez besoin d'envoyer des cartes ou autres mentions . Choses que vous devez
tableur
informatique tels que Excel
livre Microsoft d'adresses, papier ou électronique , ou autre collection d'adresses
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1 < p > Créer une nouvelle feuille de calcul et de lui donner un nom descriptif, tel que "Mailing List de vacances . "
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Ajoutez -têtes dans la rangée 1 . Si vous êtes certain que vous allez utiliser cette liste de diffusion uniquement à l'adresse des enveloppes et de ne pas faire des lettres types ( qui pourrait entraîner l'utilisation prénoms seulement dans certains cas, par exemple ) , l'étiquette les colonnes comme suit:
A1: nameB1 complet: Adresse 1C1 : 2D1 Adresse : Ville, État code postal
Si vous pourriez avoir besoin de séparer les éléments de la liste , par exemple nom et prénom , faire une colonne pour chacun. A1 devient « Prénom », B1 devient « Nom de famille », et ainsi de suite . Vous pouvez même ajouter une colonne " surnom. " L'enveloppe peut lire William Smith, mais peut-être la lettre commence " Cher Bill . "
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remplir les rangées sous les en-têtes de colonnes. Si « Adresse 2 » ne s'applique pas dans certains cas, il suffit de laisser le champ vide . Si certaines des informations de vos contacts comprend les noms de société , vous pouvez entrer ceux comme "Adresse 1" ou ajouter une colonne « Société» , de le remplir ou de le laisser vierge le cas échéant.
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Double- vérifier chaque entrée pour les erreurs typographiques ou d'autres erreurs .
5
Enregistrer la feuille de calcul . Vous pouvez maintenant l'utiliser comme référence pour la main d'adressage ou comme source pour un programme de traitement de texte pour créer et imprimer automatiquement des enveloppes.
