Si vous n'avez pas une grande entreprise indépendante suffisant pour justifier l'aide du logiciel financier ( ou tout simplement vous ne voulez pas assumer la dépense ou charge ) , vous pouvez facilement utiliser Microsoft Excel pour garder la trace de vos factures . Voici quelques indications pour le faire. Choses que vous devez
Microsoft Excel
factures
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Avant de commencer , décidez si vous voulez garder les feuilles de calcul distinctes pour les fichiers associés à chaque client ou si vous voulez un tableur maître qui garde trace de toutes vos entrées d'argent . L'avantage de ce dernier est que vous pouvez calculer votre revenu total pour une période d'imposition donnée. (Vous pouvez toujours garder séparées les feuilles de calcul , spécifiques au client ainsi . )
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En supposant que vous allez garder un tableur maître ( si vous n'êtes pas , suivez ces instructions pour les articles relatifs à un seul client uniquement) , il est important de nom et le numéro de vos factures d'une manière qui vous permet de savoir à quel client ils se réfèrent , et où, dans l'ordre où elles tombent . Pour cette raison, c'est une bonne idée de les nommer comme suit : . Jones facture 1, Jones Facture 2, etc (pour chaque client )
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partir d'un tableur Microsoft Excel vierge , entrez vos titres facture dans la colonne A ( à partir de la cellule A2 ) , avec les factures associées à chaque client énumérés ci-dessus /au-dessous de l'autre ( par exemple , les premières entrées de descendre la une colonne peut lire : Jones facture 1 , Jones facture 2, Smith facture 1). Comme vous présenter des factures supplémentaires pour ces clients, vous pouvez insérer des lignes supplémentaires pour les accueillir. Étiquette A1 " . Facture nom /numéro "
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En traversant la ligne 1 , l'étiquette comme suit: B1 : Date de proposition ; C1: Date de réception ; D1 : montant en dollars. Comme vous soumettez et recevez vos factures , remplir les informations appropriées dans la ligne associée à la facture . ( Par exemple, si A3 est Jones facture 1, la ligne peut lire : A3 : Jones facture 1; B3: 14.05.08 ; C3: 22.05.08 ; D3 : . 450) Ne pas mettre des signes de dollar dans le colonne D , seule la valeur .
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Si vous voulez que votre feuille de calcul pour calculer automatiquement vos paiements entrants totaux , vous pouvez sauter une ligne après la dernière entrée dans la colonne A et entrez "Total ". Dans la cellule directement à droite dans la colonne B, vous pouvez entrer une formule qui permettra d'ajouter vos montants de factures , qui sont situés dans la colonne D. Pour ce faire , tapez = SOMME (DX : DY ), avec X et Y étant votre première et dernière lignes avec des montants de factures , respectivement, dans la barre de formule en haut ( où il est dit "FX" ) .