passer quelques centaines de dollars sur Microsoft Office 2007 peut sembler comme un gaspillage de votre argent au premier coup d'œil. Le temps et la frustration enregistrées lorsque vous utilisez la base de données Excel des noms et adresses que vous avez déjà construit au lieu de recréer dans Word sera bien utile de la pâte supplémentaire , cependant. Un publipostage peut tirer des informations de bases de données Excel pour vous aider à créer des documents personnalisés tels que des lettres , des enveloppes , des étiquettes de publipostage et les fiches d'information de production qui donneront à votre entreprise un touch.To professionnelle importante aider le publipostage processus aller plus en douceur et aider à éliminer certains problèmes de mise en forme , l'étiquette six colonnes dans votre feuille de calcul Excel qui identifient les différentes parties des étiquettes. Par exemple , si vous utilisez une liste d'adresses , comprendre Prénom, Nom, Adresse , Ville, Etat, code postal. Inclure d'autres têtes de colonne comme Titre ou Pays , par exemple, si elles sont pertinentes à la liste d'adresses. Instructions
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Ouvrez Word . Cliquez sur l'onglet " Publipostage " dans Word 2007, puis sur "Lancer la Fusion et publipostage. "
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Cliquez sur " étiquettes ". Sélectionnez le type d'imprimante que vous allez utiliser pour imprimer les étiquettes , le fabricant d'étiquettes , et le nombre de produits dans la boîte de dialogue "Label Options".
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Cliquez sur le bouton Office situé dans la partie supérieure gauche de l'écran Word si c'est la première fois que vous avez connecté à une source de données dans Word . Cliquez sur "Avancé ", " général ", puis " Vérifiez le format du fichier de conversion sur Open" . Cliquez sur « OK ».
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Cliquez sur " Sélectionner les destinataires " dans l'onglet " Publipostage " , puis " Utiliser la liste existante . " Recherchez la feuille de calcul Excel nécessaires dans la boîte de dialogue "Sélectionner la source de données " . Double-cliquez dessus . Cliquez sur " MS feuilles de calcul Excel via un DDE (*. Xls " ) dans la boîte de dialogue "Confirmer la source de données " , puis sur OK. Cliquez sur " Show all" si vous ne voyez pas "MS feuilles de calcul Excel via un DDE (*. Xls) " dans la boîte de dialogue "Confirmer la source de données " .
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Sélectionnez " Nom ou plage de cellules » dans la boîte Microsoft office Excel de dialogue, entrez la plage de cellules ou de feuille de calcul avec les informations que vous souhaitez fusionner .
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Cliquez sur " Mailings ", "Start publipostage », « Modifier la liste des destinataires" si vous souhaitez sélectionner un sous-ensemble des dossiers individuels ( lignes Excel) à inclure dans votre liste. Cochez ou fiches individuelles de décocher au besoin en cliquant sur la coche à côté de bénéficiaires individuels qui viennent . Une autre option est de cliquer sur l'un des champs composites qui inclut des combinaisons utilisées régulièrement des informations telles que « Bloc d'adresse ». Cliquez sur " Mailings ", " écrire et insérer des champs » et « Faire correspondre les champs " si vous souhaitez connecter le courrier de fusion Word champs pour les données de la colonne d'Excel . Choisissez vos têtes de colonne de les menus déroulants à droite sur chaque ligne qui correspondent aux parties d'une adresse sur le côté gauche de la boîte de dialogue " match des champs " . Pas toutes les parties de l'adresse correspondra à une tête de colonne. Ils apparaîtront comme des espaces réservés vides sur votre étiquette.
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Cliquez dans le document de l'étiquette où vous souhaitez insérer le premier champ de l'information. Cliquez sur " Publipostage, " Ecrire et insérer des champs "pour ajouter le bloc d'adresse ou de champs individuels à vos étiquettes . Utiliser la ponctuation tels que les espaces , la suppression des espaces ou des virgules pour faire vos étiquettes regardent comme vous le souhaitez. Cliquez sur" Labels jour "in" Rédiger et insérer les champs. " Format vos champs de données dans une étiquette avec la police, la couleur du texte, et d'autres changements que vous voulez faire.
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Mettez en surbrillance l' étiquette formatée. Appuyez sur" Ctrl -Maj- C "sur le clavier pour copier la mise en forme de l'étiquette. Cliquez sur" Ctrl -A " pour mettre en évidence toutes les étiquettes , puis " Ctrl -V "pour coller la mise en forme à toutes les étiquettes.
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Cliquez sur " Aperçu des résultats " dans l'onglet " Publipostage " . Cliquez sur " enregistrement suivant " et " enregistrement précédent " pour prévisualiser chaque étiquette dans le document. Cliquez sur " Trouver bénéficiaire " pour lire une étiquette spécifique.
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Cliquez sur " Mailings », « Finish », « Terminer et fusionner ", " Modifier des documents individuels . " Choisissez si vous souhaitez modifier l'étiquette affichée sur l'écran , un jeu d'étiquettes , ou toutes les étiquettes . les étiquettes que vous souhaitez éditer seront enregistrées dans un fichier séparé. Enregistrez le fichier de l'étiquette principale , si vous voulez travailler avec le label régler à nouveau dans l'avenir .