Microsoft Excel peut être un outil très utile pour la conception de deux tableurs et bases de données . La grande variété de formats disponibles pour l'utilisateur Excel rend le programme utile pour afficher des données financières complexes d'une manière que même les utilisateurs non techniques peuvent comprendre. Garder les utilisateurs non - techniques à l'esprit peut vous aider à concevoir une base de données Excel convivial qui offre encore toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin . Instructions
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en revue les colonnes de la base de données Excel et retrouver toutes les cellules qui montrent que "# # # # # # # # ". Ceci est une indication que la colonne est trop étroite pour afficher tout le texte . Pour élargir la colonne , placez simplement votre curseur dans le coin inférieur droit de la tête de colonne et faites-le glisser vers la droite. Continuer redimensionner les colonnes jusqu'à ce que toutes les données s'affichent correctement .
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Changer les têtes de colonne pour être plus descriptif. Comme l'auteur de la base de données , vous pouvez savoir exactement quelles données apparaissent dans chaque colonne , mais d'autres qui accèdent il ne peut pas avoir le même niveau de connaissance. Assurez -têtes de colonne aussi descriptif que possible, et utiliser autant d'espace que vous avez besoin de faire ces têtes de colonne utile pour les utilisateurs finaux.
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protéger les cellules de base de données qui contiennent des formules . Un utilisateur peut modifier par inadvertance une valeur de cellule et de détruire la formule sous-jacente. Cela pourrait signifier que les heures de travail de votre part pour réparer les dégâts et obtenir la base de données Excel pour afficher les informations que vous souhaitez . Si les utilisateurs n'ont pas besoin d' apporter des modifications au document, vous pouvez protéger l'ensemble du dossier en exigeant un mot de passe pour effectuer des mises à jour.
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changer le format des champs numériques pour être plus utile à la fin utilisateurs . Utilisez le format monétaire pour toutes les données financières et d'afficher décimales que nécessaire. Le format par défaut des numéros n'est pas très utile , donc passer à un meilleur format basé sur le contenu de la colonne.
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utilisation en forme conditionnelle pour afficher les nombres négatifs en rouge et faire d'autres données importantes se démarquent . Par exemple, vous pouvez afficher des ventes de plus de 1000 $ en vert clair pour attirer plus d'attention à ces chiffres importants.
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Ajouter diagrammes et des graphiques à votre base de données Excel. Documents Excel sont parfaits pour communiquer des informations , mais ils ne sont pas toujours conviviale . Afficher les informations graphiquement il est plus facile pour tous les utilisateurs à comprendre.