Beaucoup de petites entreprises utilisent QuickBooks pour suivre leurs finances , mais le programme d' Intuit prévoit également des organismes sans but lucratif d'utiliser le logiciel de comptabilité pour suivre les dons et les cotisations et les charges appliquées aux subventions et aux frais généraux . Vous pourriez avoir à changer certains termes sur les formes , telles que la modification «facture » à « Pledge », mais QuickBooks fait une grande partie du travail pour vous. Instructions
Mise en place QuickBooks
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Vérifiez avec votre comptable le formulaire d'impôt nécessaires pour déclarer vos revenus et dépenses du gouvernement fédéral . A but non lucratif devrait normalement déposer le formulaire 990 ou 990- EZ .
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créer une nouvelle compagnie dans QuickBooks avec " New assistant de configuration de l'entreprise . " Entrez l'adresse de l'entreprise et numéro d'identification fiscale fédérale Numéro lorsqu'on lui a demandé , puis sélectionnez votre formulaire de déclaration d' impôt sur le revenu . Cela incite QuickBooks à mettre en place une liste de base des comptes des revenus et dépenses associés à but non lucratif et d'attribuer une ligne fiscal approprié pour chaque compte à rendre compte de la forme fédérale .
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Sélectionnez " Organisation à but non lucratif " lorsqu'on lui a demandé de" sélectionner votre type d'entreprise . " Cela vous donne accès à un fichier d'aide sans but lucratif qui vous donne des informations spécifiques sur l'utilisation de QuickBooks pour votre organisation.
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examiner les comptes créés automatiquement , et apporter des modifications ou des ajouts qui peuvent être nécessaires . Vous pouvez également apporter des modifications plus tard. Comptes comprennent le revenu de la campagne , Contributions revenu, subventions , legs et , cotisations, et une variété de recettes standard et les comptes de dépenses .
Suivi bailleurs de fonds et les fonds
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Utilisez le "Client : Job" liste afin d'identifier les donateurs , membres, clients ou des commanditaires qui contribuent à votre organisation . Utilisez la fonction facture dans QuickBooks d'envoyer aux membres et aux bailleurs de fonds , mais changer le nom de la forme de dons , cotisations ou dons.
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associés différents fonds , tels que des subventions ou des fonds restreints que vous recevez , à une «classe» d'identifier et de suivre les revenus et les dépenses affectées à un fonds spécifique . Ouvertes " des paramètres de société » dans le menu de l'entreprise , sélectionnez « Transactions » et du « Show" pop-up menu , assurez-vous de la " classe d'emploi tracking" ligne est cochée.
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Sélectionnez "classes" dans le menu "Listes" pour créer un nom de classe pour chaque fonds. Vous pouvez également créer des sous-classes pour les fonds qui comprennent des portions limitées de leur équilibre, appelant les sous-classes «restreinte» et «sans restriction ». Choisissez la catégorie appropriée à partir de la liste dans le champ de la classe lorsque vous entrez les chèques, les factures, les ventes ou autres transactions dans QuickBooks d' .
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Run QuickBooks " pertes et profits Rapports de classe " pour voir les activités et du solde des fonds spécifiques. Vous pouvez exécuter le rapport , choisi dans la section « Société et financière» du menu «Rapports» , comme un résumé , montrant les totaux sur une période de temps , ou comme un rapport détaillé des transactions pour voir toutes les activités .
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Utilisez le "Rapport de résultat par classe » pour identifier également les frais du fonds général en pourcentage des dépenses des autres fonds pour une période de temps. Cela vous permet de signaler votre pourcentage de frais généraux à vos bailleurs de fonds .