Une partie des tâches comptables plupart des cabinets juridiques effectuent porte sur les comptes en fiducie des clients . Ces comptes détiennent l'argent qui appartient à votre client , comme un règlement en espèces ou de l'argent en dépôt comme paiement anticipé de services , et que votre entreprise détient séparée de fonds de la société . Pendant le temps des fonds se trouvent dans le compte en fiducie , votre cabinet d'avocats gère les transactions de fonds dans et hors de la confiance et communique avec le client en ce qui concerne l'activité du compte . Les cabinets d'avocats peuvent utiliser QuickBooks Pro à mettre en place et administrer un compte en fiducie du client. Mise en place des comptes de fiducie
Vous pouvez configurer des comptes de fiducie votre société gère des comptes de contrôle séparés pour chaque client ou d'utiliser un compte de chèques à gérer de multiples clients. Mise en commun, ou intérêt sur les avocats des comptes de fiducie ( IOLTA ) sont communs à l'équilibre inférieure ou comptes à court terme et fournir un moyen de financer des programmes juridiques de bienfaisance que les banques avant les intérêts générés par les comptes IOLTA aux programmes de financement IOLTA Etat.
pour configurer un compte en fiducie IOLTA dans QuickBooks Pro, ajouter un « compte client de fiducie» à votre « plan comptable ». Ajouter le compte dans le menu de liste, sélectionnez «Banque », comme le type de compte , et de lui donner le nom de « comptes en fiducie des clients . " Ensuite , créer un " compte de passif " de votre " plan comptable " pour le fonds en fiducie que vous détenez. Pour ce compte , sélectionnez «Autre passif à court terme », comme le type de compte et nommez-le « Fonds détenus en fiducie ».
Utilisation des comptes de fiducie
paiements effectués par la fiducie compte peut être vérifie votre entreprise écrit à un tiers ou les chèques émis à votre entreprise de services juridiques rendus. Avant de chèques sur un compte IOLTA , s'assurer que le client dispose de fonds pour couvrir le chèque et que les dépôts de la clientèle compensé par la banque . Si vous ne le faites pas , vous pouvez utiliser les fonds d'un autre client pour couvrir le chèque et la plupart des États considèrent que la violation des règles et de l'éthique .
Utilisez la fenêtre "Write Contrôles " dans l'onglet " bancaire" de le menu principal. Pour assurer l'information sur le chèque apparaît dans toute vérifier les rapports que vous créez, inclure une note pour décrire le chèque usage dans la zone mémo , face à cocher , au lieu d'utiliser la zone mémo dans la fenêtre de détail de chèque . Dans la zone de détail à cocher , lien le chèque au client et compte ( fonds détenus en fiducie ) approprié et imprimer ou écrire le chèque.
Si le chèque est à votre entreprise , enregistrer une transaction «Paiements reçus " à partir de la fenêtre "Reçu de paiement " dans l'onglet " bancaire" du menu principal . Sélectionnez le nom du client , le montant du chèque que vous avez écrit , et placez une coche à côté de la facture pour laquelle vous postulez le paiement. Sélectionnez "Dépôt" de déposer le chèque par lui-même , ou sélectionnez " Groupe avec d'autres fonds non déposés » pour y inclure le chèque dans un grand groupe.
Rapports de comptes de fiducie
Photos
Vous pouvez facturer le client comme d'habitude, mais vous n'avez pas besoin d' imprimer et envoyer la facture, que vous avez déjà des fonds pour couvrir les paiements dans le compte en fiducie. Empêcher la facture d'aller à l'imprimante en désactivant la " Pour être imprimé " case avant de sélectionner " Enregistrer et fermer ".
Créer et utiliser un «Rapport Ledger confiance du client " pour afficher les informations concernant les transactions de fiducie pour une période que vous spécifiez. Pour définir les paramètres de ce rapport , sélectionnez " Comptables et taxes » de l'onglet «Rapports» dans le menu principal , puis sélectionnez "Détail de la transaction par compte" comme type de rapport . Adaptez le rapport pour afficher les informations dont vous avez besoin par " le " Modifier le rapport en cliquant sur " bouton et choisir ces colonnes dans l'onglet" Affichage " en plaçant une coche à côté des champs suivants: type, date, Num, Nom, Memo , Split , la quantité et l'équilibre. Filtrer le rapport pour inclure des informations de compte en fiducie uniquement en sélectionnant l'onglet «Filtres» , puis sélectionner «Compte », puis «Comptes en fiducie des clients . " Ajouter un titre pour le rapport et cliquez sur " Sauvegarder " bouton pour enregistrer le rapport à votre liste.
Un mot sur l'éthique
vous et votre cabinet d'avocats éviter des pénalités , des amendes ou des sanctions relatives à la mauvaise gestion des client comptes en fiducie avec une connaissance approfondie des lois de l'État et des règlements en matière d'éthique . Mettre en place , administrer et surveiller client comptes de fiducie légalement et avec un degré élevé d'intégrité. L'information actuelle est toujours disponible à partir de votre Association de l'Etat du Barreau .
