Une lettre type est une lettre dactylographiée dans Microsoft Word qui est alimentée d'informations à partir d'une base de données liée . Ce type de lettre , il est possible de composer , imprimer et envoyer la même lettre à un groupe de destinataires différents . Vous pouvez utiliser Microsoft Excel avec Word pour créer votre lettre type. Les données se trouve dans Excel, pendant que vous créez et de l'artisanat des mots qui composent votre lettre dans Word. Choses que vous devez liste destinataire
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Entrez vos données dans Microsoft Excel. Placez chaque morceau de données dans sa propre colonne spécialement nommé . Par exemple, pour une lettre que vous avez très probablement enregistrer une liste de noms et d' adresses postales , donc nommez les colonnes «Prénom », « Nom », « Adresse 1 , " Adresse 2 " «Ville », « État » et « code postal ». ajouter des colonnes comme bon vous semble . Entrez les données correspondantes pour chaque personne sur votre liste.
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Sauvegardez et fermez le fichier Microsoft Excel lorsque vous avez terminé d'ajouter des données . Aller à Microsoft Word.
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Cliquez sur " Mailings " ou "Tools" dans le menu principal de Word ( selon votre version ) . Sélectionnez «Démarrer publipostage . "
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Choisissez «Lettres» de la liste des options.
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Composez votre lettre (également appelée «Main document ") dans le document vierge que vous avez ouvert. Pour formater votre lettre dans un style formel , placez votre adresse suivie de la date au plus haut niveau , alors le nom et l'adresse ( laisser un espace réservé ici pour le moment ) , l'accueil (« Messieurs et Madames ») destinataire suivant , tapez le message sous ça, et puis finalement écrire votre fermeture ( «Sincèrement »). Nommez et enregistrez votre lettre dans Word. Le garder ouvert .
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Cliquez sur " Sélectionner les destinataires ", " Open Data " ou une option similaire à partir de votre " publipostage " barre d'outils. Choisissez " Utiliser la liste existante " dans les options .
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Sélectionnez " . Xls " des " Fichiers de type " liste déroulante dans la boîte de dialogue "Sélectionner la source de données " . Trouvez le fichier Excel que vous avez enregistré à l'étape 2 et cliquez sur «Ouvrir». Choisissez la feuille de calcul où vous avez entré les données de la boîte de dialogue puis cliquez sur "OK".
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revenir à votre document principal ( la lettre). Cliquez sur " Insérer un champ de fusion " de la " publipostage " barre d'outils. Vous voyez une liste de toutes les colonnes que vous avez créé dans votre fichier de données Microsoft Excel (ceux-ci sont désormais appelés «champs» dans Word).
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Sélectionnez le champ " Prénom " en premier. Une phrase de référence ( << >> First_Name ) apparaît dans votre document. Placez la phrase où il devrait être dans votre lettre ( comme une partie de l'adresse du destinataire et, éventuellement, la salutation ainsi ) . Maintenant, toutes les occurrences de prénoms sur votre liste de données apparaîtront dans cette zone de votre lettre. Répétez cette action pour l'ensemble de vos noms de domaine .
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Cliquez sur « Terminer et fusionner " dans le "Publipostage " barre d'outils et choisissez " Modifier des documents individuels . " Sélectionner les enregistrements à partir de votre feuille de données que vous souhaitez fusionner et cliquez sur "OK". toutes vos lettres , avec les informations de données intégrées , apparaissent à l'écran .
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Modifier votre liste de destinataires soit en cliquant sur «Modifier bénéficiaire liste "de la " Publipostage " barre d'outils ou en modifiant le document de données dans Microsoft Excel.