Quand un fichier de compagnie QuickBooks a eu de nombreuses transactions sur une longue période de temps, l'espace occupé par le logiciel QuickBooks augmente . Cela peut causer des ralentissements extrêmes du processus d'exploitation QuickBooks. La solution à cela est d' archiver les années précédentes des fichiers de votre entreprise. Dans les anciennes versions de QuickBooks, ce processus a été appelé " archivage " ; dans les versions les plus récentes , il est appelé «nettoyer les données de l'entreprise. " Ce processus condense les fichiers de la société de l'exercice précédent en éliminant les détails de chaque transaction fermée , ne laissant que les totaux. Instructions
créer et enregistrer une sauvegarde

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Insérer un lecteur flash ou un CD- ROM dans l'ordinateur.
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Cliquez sur le bouton "Fichier" dans le top barre de menu, puis sélectionnez « Enregistrer la copie ou de sauvegarde. " Il vous sera demandé si vous souhaitez enregistrer cette sauvegarde , choisissez le lecteur flash ou un CD- ROM
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Cliquez dans le champ "Nom de fichier " et tapez " archivées " . avant l'extension. Cliquez sur " OK " et le fichier sera sauvegardé sur le lecteur flash ou un CD- ROM.
Archive le fichier
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Cliquez sur "Fichier " en haut barre de menu et sélectionner l'option "Utilitaires" . Lorsque la fenêtre suivante s'ouvre , cliquez sur " nettoyer les données de l'entreprise . "
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Sélectionnez "Supprimer Transactions comme d'une date spécifique . " La date que vous choisissez sera la date de clôture ; toutes les opérations antérieures à cette date seront condensées et les détails de ces transactions seront retirés
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Cliquez sur "Suivant" pour ouvrir la fenêtre suivante, où vous . choisira des critères supplémentaires pour éliminer les transactions. Il ya quatre options : supprimer banque défrichées et les transactions par carte de crédit , retirer transactions marquées à imprimer; factures enlever et estimations marqués pour être envoyés ; transactions annulez contenant non facturés ou frais non remboursés . Cliquez sur " Suivant".
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choisir de supprimer les articles qui n'ont pas de transactions dans la prochaine fenêtre qui s'ouvre. Ces articles comprennent les comptes, clients, fournisseurs , autres noms , articles facture et «faire» des notes.
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Cliquez sur " Commencer le nettoyage . " Enregistrez le fichier nettoyé jusqu'à l'ordinateur de bureau ou un disque dur externe de continuer à travailler dans QuickBooks.