Les réseaux informatiques rendent facile à stocker et partager des données . Un emplacement central accessible aux personnes dans différents bureaux, ou même différents bâtiments , permet d'économiser temps et argent en améliorant la communication et la collaboration . Toutefois, les données peuvent s'accumuler jusqu'à ce que les fichiers sont enterrés plusieurs couches profondes dans le système et devenir difficile à localiser. En mettant en place des lignes directrices pour votre structure de fichiers du réseau, vous pouvez aider à garder des données faciles à trouver. Dessinez un diagramme de structure de fichiers réseau

Prenez le temps de réfléchir. Pensez à votre stockage en réseau comme un classeur , et de décider combien de " tiroirs " vous voulez avoir. Dessiner un organigramme ou d'une pyramide énumérant les personnes et les services qui ont besoin d' avoir des dossiers de haut niveau dans la structure , puis casser les choses plus loin sous chaque niveau. Gardez les dossiers de niveau supérieur au minimum pour éviter toute confusion. Utilisez principaux ministères , les descriptions d'emploi ou catégories comptables comme un modèle . Si vous envisagez d'avoir des lecteurs réseau mappés séparés pour l'accès au dossier , pensez à utiliser aussi peu que possible . Plan d'un entraînement pour un emplacement de stockage partagé central et d'un lecteur de stockage personnels ou confidentiels d'un individu. Essayer de normaliser les noms de dossiers et des structures pour faciliter l'entretien , surtout si vous avez un plus grand nombre de dossiers de niveau supérieur .
Considérez File System Security

éliminer les problèmes de sécurité en créant des groupes d'autorisations pour l'accès au dossier de niveau supérieur au lieu de donner aux utilisateurs un accès à chaque dossier de niveau supérieur , un à la fois . En attribuant des groupes de sécurité , puis en ajoutant des utilisateurs à ces groupes , vous pouvez conserver moins de listes et couper administration considérablement diminué. Définissez les autorisations qui empêchent les utilisateurs de créer ou de supprimer les dossiers de niveau supérieur . Gardez groupes de sécurité pour un minimum ainsi , en utilisant votre diagramme de structure de fichier en tant que directrice. Mettre en place un dossier partagé pour l'accès général pour le rendre facile pour les ministères de déplacer des données entre les groupes d'autorisations , mais attribuent chaque département un accès exclusif à son propre dossier.
Tenir compte des besoins individuels
Photos

créer des dossiers dans le cadre du plus haut niveau de la structure de fichier basé sur ce service ou d'utilisateur besoins. Discuter de leurs responsabilités avec eux et de créer une structure de dossiers qui font sens pour toutes les personnes impliquées . Si vous avez des utilisateurs qui ont des besoins d'espace de stockage plus élevées, vous pouvez définir des quotas sur les dossiers de niveau supérieur pour les empêcher d'utiliser l'espace et impactant d'autres. Informer les utilisateurs sur les limites de l'espace et de conservation des données pour les aider à maintenir un système de dossier propre et bien organisé .