Lorsque vous créez un document de fusion , vous prenez des informations à partir d'un fichier de données et insérer les données appropriées dans le même document pour chaque enregistrement de données. Par exemple, vous voulez envoyer une lettre de vacances pour tout le monde dans votre carnet d'adresses. Dans votre lettre, vous voulez quelques éléments à prendre pour la personne qui reçoit et pourtant vous ne voulez pas écrire 200 lettres individuelles. La fusion de documents vous permet de personnaliser un mailing de masse. Instructions
Sélection des données
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Après l'ouverture de Microsoft Word, sélectionner «Lettres» dans le menu sous la rubrique « Sélection du type de document. " Cliquez sur " Next: . Document de base "
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Choisissez une option de configuration du document dans la liste. Vous pouvez choisir d'utiliser le document sur la gauche ( toujours vide ) , choisissez un modèle ou choisir un fichier que vous avez travaillé dans le passé . Lorsque vous avez sélectionné le type de document , cliquez sur "Suivant : Sélection des destinataires . "
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Sélectionnez une option pour vos données. Vous pourriez avoir une liste d'adresses existante que vous souhaitez utiliser à partir d'Outlook ou de votre propre base de données. Si vous n'avez pas une liste d'adresses préparé , sélectionner " Tapez nouvelle liste. " Si vous avez une liste existante sur votre ordinateur , vous pouvez cliquer sur «Parcourir» pour localiser le fichier sur votre ordinateur. Lorsque vous avez sélectionné une option, cliquez sur "Suivant : Écriture de votre lettre . " Lorsque vous cliquez sur "Suivant", Word va vous donner la possibilité d'utiliser la totalité de la liste que vous avez sélectionné ou choisi un paragraphe de cette liste. Effectuez vos sélections , puis cliquez sur "OK".
Écrire la lettre
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Rédigez votre lettre en tapant dans le document ouvert . Si vous souhaitez inclure l'adresse de la personne en haut , cliquez sur le bouton « Bloc d'adresse » dans le menu de droite. Il vous donnera des options pour combien et dans quel format pour imprimer le bloc d'adresse. Effectuez vos sélections , puis cliquez sur "OK". Vous remarquerez un code à chevrons s'affiche en haut de la page où vous voulez l'adresse d'apparaître . Ce balisage dira Parole où mettre les informations d'adresse pour chacun de vos destinataires. Si vous souhaitez inclure un message d'accueil personnalisé , cliquez sur le bouton " voeux de ligne " et sélectionnez le format que vous souhaitez utiliser . Lorsque vous avez effectué vos sélections, cliquez sur « OK», puis cliquez sur "Suivant : . Aperçu de vos lettres "
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Parcourir chacune des lettres et assurez-vous qu'il regarde comme vous souhaitez qu'il apparaisse . Assurez-vous que votre liste de destinataires est correcte. Vous pouvez supprimer tous les noms supplémentaires ou en ajouter de nouvelles . Lorsque la liste est correcte, cliquez sur "Suivant : Fin de la fusion . "
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Assurez-vous que vos lettres sont prêtes à imprimer . Vous pouvez également ajouter la personnalisation à lettres individuelles si vous le souhaitez. Quand vous avez fait vos dernières modifications, cliquez sur «Imprimer». Votre courrier est prêt à aller dans des enveloppes et hors du bureau de poste.