Prendre le temps de rédiger un manuel de formation des employés peut sembler une tâche laborieuse. Utilisation des fonctions de Microsoft Word 2007 fait partie du processus de développement plus facile. Avant de commencer à écrire , faire un peu de planification. Décidez quelles tâches vos employés ont besoin d'accomplir et ce qui peut être ramenée à les aider. Plan sur l'usure vous allez utiliser le manuel de formation - dans une classe en face-à -face ou une visite auto-guidée . Une fois que vous avez une idée de ce type de manuel, vous allez avoir besoin , voici quelques-unes des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour faire de votre idée une réalité. Choses que vous devez
Microsoft Word 2007
Afficher plus Instructions
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Utilisez la fonction décrivant dans Word pour créer une liste à plusieurs des tâches à vos employés ont besoin d'apprendre . Ce processus vous aidera à décider combien de temps votre manuel va être et aider à briser emplois en plus petits morceaux , qui sont plus faciles à expliquer à un nouvel employé . Pour utiliser la fonction aperçu de Word, vous démarrez avec un document vierge et sélectionnez l'onglet " Accueil " . Dans le groupe Paragraphe , il ya trois boutons : Puces, numéros et listes à plusieurs niveaux . Choisissez "listes à plusieurs niveaux " ou vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas pour une galerie d'esquisser choix . Vous pouvez aussi venir avec votre propre . Donnez votre contour de votre manuel. Pour passer à la prochaine étape d'une liste à plusieurs niveaux , appuyez sur « Tab ». Pour revenir à un numéro de la liste précédente, appuyez sur "Shift + Tab. " Ecrire dans les étapes de votre formation et les autres informations d'expliquer à vos employés comment effectuer les tâches nécessaires à leur travail.
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Utilisez l'en-tête et pied de page dans Word fonction pour ajouter des numéros de page, les sections de contenu et un titre pour chaque page de votre document. En-têtes et pieds de page sont des références visuelles pour l'employé de savoir où ils se trouvent dans le matériel de formation. Lorsque vous faites la formation, l'ajout de numéros de page vous permet de faire référence à certaines pages ainsi que certains sujets. Cliquez sur l'onglet " Insertion ", puis dans l'en-tête et pied de page section "En-tête ". Vous recevrez un choix de styles d'en-tête à choisir ou vous pouvez faire un de vos propres . L'en-tête apparaît sur chaque page de votre manuel , ou vous pouvez choisir de faire apparaître sur les pages opposées si vous voulez que votre manuel pour être plus en forme de livre . Les pieds de page apparaissent au bas de la page et sont généralement utilisés pour les numéros de page, des dates et des informations sur la propriété . Cliquez sur " Pied de page " dans la section d'en-tête et pied de page et tout comme la section d'en-tête , vous aurez un certain nombre de styles à choisir.
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Ajoutez une page couverture ou la page de titre pour votre matériel de formation pour différencier ce matériel à partir d'autres éléments que vous donnez à votre employé , comme un manuel de l'employé . Créez votre page de titre en cliquant sur l'onglet " Insertion" puis en cliquant sur " Page de garde " dans la section Pages . Vous verrez un certain nombre de styles de page de couverture à choisir ou vous pouvez créer votre propre . Donnez votre manuel de formation un titre descriptif ; inclure la date de création et l'auteur (s), car, souvent, les manuels de formation sont un effort de groupe
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Ajouter rubriques pour vous aider à créer votre table des matières pour votre . document de formation . Ce sera également vous aider à organiser visuellement votre document pour en faciliter l' utilisation par votre employé . Créer styles de titre pour chaque section de votre document en utilisant le plan que vous avez créé (ce n'est pas le même en-tête , qui va au haut de la page ) . Les styles de titre sont les styles de polices que vous utilisez pour indiquer les différentes sections de votre formation , ainsi que les différentes sous-sections.

Si vous écriviez un manuel de formation sur la façon de rédiger la correspondance d'affaires , la tête 1 serait « Comment écrire une lettre d'affaires », puis votre sous-titre serait« Ce qu'il faut inclure . " pour marquer le Titre 1 et Titre 2, sélectionner l'onglet" Accueil " . Dans la section des styles, vous verrez un certain nombre de styles différents que vous pouvez choisir d'inclure Titre 1, Titre 2, sous-titres , etc Sélectionnez le texte pour votre rubrique 1 et cliquez sur le style Titre 1 pour indiquer son importance dans votre plan. Cliquez sur la section suivante de votre plan pour faire un 2 Cap . Passez par l'ensemble de votre plan , en sélectionnant la rubrique 1 et la rubrique 2 . Ceux-ci seront inclus dans la table des matières lorsque vous avez terminé .
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Ajouter une table des matières ( TOC) pour aider vos employés à trouver l'information dont ils ont besoin quand ils en ont besoin . Si vous avez déjà ajouté la rubrique 1 et 2 secondes à votre document, demander à Word faire le travail de création de la table des matières pour vous. Cliquez au début de votre document où vous voulez que le TOC à apparaître ( généralement après la page de couverture) et cliquez sur " Références ", puis cliquez sur " Table des matières " dans le tableau de la section Sommaire. Vous verrez une liste des tables automatiques que vous pouvez utiliser . Cliquez sur l'une des sélections automatiques et votre table des matières devrait apparaître , à l'aide des styles de titre de votre plan.
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Disposez les rubriques et sections de votre manuel de formation dans un ordre , étape par étape . La dernière section et la plus essentielle de ce manuel est l'indice. Le plus compléter votre indice est élevé, plus votre élève sera capable de chercher des réponses par numéro de page et le sujet par la suite. Pour créer un index , mettez en surbrillance le mot que vous souhaitez mettre dans l'index. Cliquez sur "Références ", puis sur " Mark entrée . " Continuez à faire cela pour chaque élément que vous souhaitez ajouter à votre index. Une fois cela fait , faites défiler jusqu'à la fin de votre manuel de formation et insérer l'index en cliquant sur "Références ", puis sur " Index Insertion. " Vérifiez
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Sort et enregistrez votre fichier . Une fois que vous avez créé votre premier manuel de formation , vous pouvez activer ce mode d'emploi dans un modèle pour d'autres manuels de formation en cliquant sur le bouton " Open Office " , puis cliquez sur « Enregistrer sous ». Lorsque la boîte de dialogue s'ouvre, dans la section "Enregistrer sous type ", cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Modèle Word ( . dotx ) . Ensuite, vous pouvez réutiliser votre travail sur un autre manuel de formation.