Le « publipostage » dans Microsoft Word est un outil puissant qui vous permet de fusionner des documents avec une source de données . Fusion de votre document Word avec un sources de données fournit un moyen pour vous de créer d'innombrables copies personnalisées ou personnalisée du document. Vous pouvez utiliser l'outil de publipostage pour insérer les noms et adresses ou pour créer des champs personnalisés sérialisés dans vos documents. Les possibilités de personnalisation avec l'outil sont presque illimitées et permettant publipostage sources de données dans vos documents est beaucoup plus facile que vous ne le pensez. Instructions
élaborer le document de fusion
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Ouvrez Microsoft Word sur votre ordinateur . Cliquez sur l'onglet " Publipostage " puis "Démarrer Publipostage" dans le bandeau . Cliquez sur " Lettres ". Word ouvre un document vierge.
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Cliquez sur l'option " Sélectionner les destinataires " dans l'onglet " Publipostage " . Cliquez sur «Utiliser des contacts Outlook ", " utiliser un fichier de source de données existante » ou « Créer un nouveau fichier de données dans Word . " L' option «Utiliser Outlook Contacts" vous permet d'importer les destinataires de votre carnet d' adresses Outlook. Avec l'option "Utiliser un fichier existant source de données " option, vous choisissez une liste créée dans une autre application, tels que Access, Excel ou même le Bloc-notes . Si vous cochez la case " Utiliser un fichier de données existant source» option également cliquer sur " Utiliser la liste existante ", puis recherchez et sélectionnez le fichier source de données externe. Enfin, vous pouvez créer une nouvelle source de données en format Word en cliquant sur l'option "Créer un nouveau fichier de données dans Word " . Si vous choisissez cette dernière option , vous devez saisir les détails de la liste de la boîte pop-up telles que nom et adresse.
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Cliquez sur le " Modifier la liste de destinataires" de la " Mailings tab. " Modifier la liste et ajouter ou supprimer des entrées dans la liste en fonction des besoins .
Effectuer Merge
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Entrez du texte ou des graphiques dans le document si nécessaire. Lorsque vous arrivez à un point dans le document où vous souhaitez insérer un champ de la source de données, cliquez sur le bouton "match des champs " de l'onglet " Publipostage " .
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Cliquez sur le " Bloc d'adresse " bouton pour ajouter le nom et l' adresse du destinataire à partir de la source de données . Autrement, insérer « Ligne de salutation " pour choisir la façon dont la lettre abordera chaque destinataire dans la source de données . Par exemple, " Dear Joe », « Cher Joe Doe " ou " Joe Doe ". Pour insérer un champ individuel au même point dans chaque document , cliquez sur le bouton " écriture et d'insertion Fields" . Choisissez le nom du champ de la source de données à insérer , puis cliquez sur "Insérer ". Cette option est utile pour des choses telles que l'insertion d' un numéro de membre ou un code d'identification de la source de données. Sur chaque lettre que vous générez avec le publipostage , Word remplit les champs avec des données différentes de la source de données.
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Cliquez sur " Aperçu des résultats " dans l'onglet " Publipostage " . Cliquez sur " Enregistrement précédent " ou " enregistrement suivant " flèches pour faire défiler les lettres à la fusion . Passez en revue chacun et assurer Parole peuplé les champs correctement en utilisant les informations dans la source de données. Note - . Si vous trouvez une lettre au format incorrect ou une utilisation du mauvais détails de la source de données , cliquez sur " Modifier la liste des destinataires, " trouver la ligne contenant les données erronées et corriger
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Cliquez sur le " terminer et fusionner "puis " Imprimer Documents ". Choisissez d'imprimer tous les documents dans l'ensemble ou seulement celui qui est actuellement dans la fenêtre de prévisualisation.
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Cliquez sur "Fichier" puis "Imprimer" dans le bandeau . Après Parole envoie le travail d' impression à l'imprimante , cliquez sur " Fichier" puis " Enregistrer".