Lors de l'organisation d'un système de dépôt électronique , c'est comme organiser un système de classement . Pensez à comment vous voulez chercher le fichier et nommez-le de façon appropriée. Si vous avez des tonnes de fichiers de trouver celui que vous cherchez peut être frustrant . Assurez-vous que vous avez les fichiers dans le bon dossier et de construire des sous-dossiers pour gérer toutes vos données. Instructions
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Démarrer avec les fichiers que vous avez dans " Mes Documents ". Si vous avez des fichiers de votre budget à la maison , faire un dossier pour " Home Budget ». Ces fichiers incluent les relevés bancaires, relevés de cartes de crédit , les fichiers réels du budget et un registre de contrôle. Vous devez déplacer tous les fichiers qui sont à voir avec le budget de votre maison dans le nouveau dossier .
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créer des sous -dossiers dans le dossier «Home budgétaire " . Vous voulez être en mesure de trouver vos relevés bancaires facilement, donc faire un dossier intitulé " Les relevés bancaires " dans le dossier " budget de la maison . " Créer des dossiers pour chacun de vos comptes de carte de crédit et mettre tous ces fichiers dans chaque dossier. Étant donné que ces fichiers vont être similaire dans le titre , assurez-vous que vous attachez une date pour chacun des fichiers . Par exemple, vous devez nommer vos relevés bancaires " relevé bancaire 31/01/08 " et " Relevé bancaire pour 28/02/08 . " De cette façon, vous pouvez localiser le fichier que vous recherchez facilement .
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Décidez de ce que d'autres dossiers à créer. Si cet ordinateur est à usage personnel , ainsi que l'utilisation d'affaires, vous voudrez peut-être commencer avec un dossier intitulé "Personnel" et un dossier intitulé «affaires». Déplacer le dossier "Home budgétaire " sous " personnel" et les sous-dossiers se déplacent avec eux.
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Créer des sous-dossiers de votre dossier " d'affaires " . Si vous travaillez à domicile , vous pouvez étiqueter chacun avec le nom d'une entreprise que vous ne travaillez. Ensuite, créez des sous-dossiers pour chacune des sociétés . Par exemple, si vous avez de la documentation à remplir et à retourner à l' entreprise, vous pouvez mettre tous les documents dans un dossier. Si vous avez des exemples du travail que vous faites faire un sous- dossier appelé " exemples ". Si vous écrivez des articles , gardez tous vos articles dans un sous-dossier afin que vous puissiez les retrouver facilement si vous avez besoin à nouveau. Peu importe si vous avez un peu ou beaucoup de fichiers , vous voulez créer un sous-dossier de sorte que vous pouvez ajouter à eux en tant que votre travail devient plus intense.
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Continuer à ajouter aux dossiers que vous travailler sur votre ordinateur . La seule façon d'organiser un système de dépôt électronique est de continuer à utiliser tous les jours. Comme vous obtenez de nouveaux fichiers ou de créer de nouveaux fichiers , assurez-vous de les mettre dans le dossier approprié. Créer de nouveaux dossiers ou sous-dossiers que nécessaire et tout fichier immédiatement si vous n'obtenez pas derrière . Grâce à ce système , vous serez en mesure de trouver vos fichiers sans aucun problème du tout .