? Entreprises dans l'ère moderne génèrent des masses de documents , de contenu et d'autres informations sur support papier qui doit être classé , synthétisé et géré. Systèmes de gestion de documents comprenant des outils, des technologies et des applications sont utilisées pour capturer , stocker, gérer , conserver et diffuser le contenu à des segments d'utilisateurs et le personnel prolongée dans une organisation. Les documents électroniques créés et générés peuvent être utilisés à diverses fins. Il existe de nombreux avantages d'investir dans un système de gestion de documents . Élimine les problèmes de dépôt
Récupération et accéder aux données clés de l' entreprise , les dossiers des clients , l'information financière et comptable est essentielle pour mener des opérations commerciales au jour le jour pour toute organisation. Ces fichiers , de contenu et d'informations en format de document devraient être disponibles sur demande. Un système de documents bien géré élimine les problèmes de classement consommatrices d'espace et les processus liés à la lourdeur des fichiers manuels ou de méthodes non électroniques de stockage de papier et de documents. Un système de gestion de documents assure documents électroniques et les fichiers sont situés dans des dossiers qui peuvent être récupérés et accéder rapidement au besoin.
Récupération plus rapide et Recherche
Un système de gestion de documents systématiquement magasins et des documents d'archives numérisés , les images et autres fichiers. Catégorisations et autres formes de classification permettent de mémoriser des documents dans de multiples façons dans un DMS . Ces fichiers peuvent être récupérés avec texte intégral des capacités de recherche de la requête . L'utilisation d'un mot ou une combinaison de mots , les utilisateurs peuvent rechercher et localiser des documents à tout moment et effectuer des changements majeurs selon les exigences du travail. Moins de temps est consacré par le personnel à la recherche de documents ou de tenter de trouver des versions actuelles.
Sans soudure partage de l'information
employés et les travailleurs ont besoin de partager régulièrement des informations tout en effectuer diverses tâches et fonctions. Avec un DMS en place, fichiers électroniques , des documents papier numérisés et d'images , les fichiers PDF sont facilement accessibles à travers l'intranet de l'entreprise, l'Internet et les grands réseaux de la région, et il ya une meilleure circulation de l'information entre toutes les hiérarchies d'organisation . Les fichiers peuvent être imprimées à partir de n'importe quel ordinateur ou une imprimante et peuvent également être distribués par l'intermédiaire des DVD ou des CD . Les collègues de travail peuvent partager des informations et collaborer sur des projets et des missions spécifiques. Examinateurs multiples, approbateurs et les décideurs peuvent accéder aux fichiers et examiner les documents plus rapidement.
Réduit stockage
stockage réduit est l'un des plus grands avantages d'investir dans un système de gestion de documents . Les grandes entreprises , les petites et moyennes entreprises , organisation à but non lucratif et les start- ups se ressemblent tous de consolider et d'optimiser les zones d'exploitation des entreprises à économiser sur le loyer commercial et les coûts de possession . La conformité et la réglementation Industrie et réglementaire a nécessité le stockage et l'archivage de grandes quantités de données générées par le document et de l'information . Tenir des dossiers et des masses à base de papier de dossiers de documents entravera le travail des employés , le personnel et les autres travailleurs dans l'espace de bureau restreint et les environnements de travail . Un système de gestion intégrée des documents réduit la quantité d' espace de bureaux de premier ordre requis pour la tenue des dossiers sur papier.
Business Continuity
entreprises doivent toujours faire face à des risques et incertitudes et d'autres scénarios catastrophes . Perturbations soudaines ou des accidents peuvent influer sur les activités commerciales et de détruire des informations critiques et des actifs numériques sur site. Les documents papier sont vulnérables aux incendies , le vandalisme , les inondations , le vol et autres dangers liés aux catastrophes naturelles et généralement coûteux à entretenir. Un DMS agit comme une solution de reprise après sinistre fail-safe et près de sauvegarde centralisée des documents et des dossiers sur papier pour le stockage hors site. Ces archives peuvent être conservées et restaurées documents en cas de perturbation ou portées disparues sinistre et continuité des affaires de garantie.
