Préparation pour une conférence ou une réunion rapide exige plus que la liste des invités droite . Réservation d'une chambre et de recueillir le bon équipement compléter le processus de planification. Grâce à la structure de support de Microsoft Exchange et Outlook, Outlook Web App de 2010 de Microsoft inclut un outil de boîte aux lettres de ressources qui rend une rencontre simple à assembler . Une fois que les ressources sont répertoriées par un administrateur de qualification, les ressources sont disponibles pour la sélection d'un employé avec un compte Microsoft Exchange valide . Choses que vous devez
Outlook Web App 2010 ( OWA)
Microsoft Exchange compte
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ouvrir le site Web App Microsoft Outlook. Sélectionnez l'option « Demande de réunion » dans le menu intitulé "Nouveau". Une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec plusieurs options de l'onglet .
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Cliquez sur l'onglet " Assistant Planification " parmi les options à onglets.
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au début date et l'heure et la date de fin et l'heure de la réunion dans les zones de texte disponibles. Ensuite, choisissez les personnes désirées et les ressources ( ordinateurs portables , écrans, podiums) dans la colonne « Participants Select". Ressources comme les ordinateurs portables , projecteurs de diapositives et écrans de projection peuvent être liés à un numéro de chambre ou être inscrites comme des éléments distincts - le choix dépend de la façon dont un service de technologie ou de l'audio - visuel particulier choisit de gérer ces types de ressources
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Faites défiler la colonne «Sélectionner les participants " et localisez le " certaines chambres " cap et choisissez la chambre en cliquant sur son nom. En choisissant les personnes , le matériel et ambiante souhaitée pour la réunion, la disponibilité de chacun apparaissent comme des barres de couleur dans le calendrier visible sur le côté droit de l'écran. Cela révèle les conflits d'horaire et permet à l'utilisateur la possibilité de régler les demandes .
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Enregistrer le calendrier en cliquant sur l'icône "Save" trouvé sur la barre de menu OAW . Cliquez sur " Envoyer " dans la barre de menu en haut de l'écran pour réclamer les ressources et informer les participants.
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Voir votre boîte e-mail de notification des demandes acceptées. Si les utilisateurs font des demandes de ressources simultanément , un avis de conflit sera envoyé par courriel. Le courrier électronique permet au destinataire de visualiser les rendez-vous en conflit et faire des changements pour résoudre le conflit .