Enregistrement d'une présentation PowerPoint au format PDF dispose d'un certain nombre d'avantages qui se rapportent à la facilité du dossier de l'accès , l'efficacité de la distribution et de la navigation et de la sécurité . En tant que tel , lorsque le matériel est en cours de production pour un grand groupe (ou il est probable que le matériel va être imprimés puis distribués ) , il est utile de prendre en considération les avantages que le format PDF a comparé le format ordinaire " PPT " , ce qui est normalement défaut. Plus facile à visualiser

Un des avantages les plus importants sur le format PDF est qu'il est compatible avec les différents systèmes informatiques. Si la présentation PowerPoint est enregistré dans un format PPT, les utilisateurs d'ordinateurs auraient du mal à accéder et de visualiser le matériel si elles ne disposent pas de Microsoft PowerPoint installé sur leur système . Bien qu'il existe des outils en ligne qui peuvent néanmoins ouvrir ces fichiers sans le programme PowerPoint , il crée encore beaucoup de travail supplémentaire (et les utilisateurs d'ordinateurs novices peuvent ne pas être capable de faire cela ) . Alternativement , les navigateurs Internet les plus modernes peuvent maintenant ouvrir automatiquement et afficher les fichiers PDF dès qu'ils sont sélectionnés , ce qui les rend beaucoup plus accessible.
Plus rapide pour imprimer

Novice les utilisateurs d'ordinateurs peuvent avoir des difficultés à imprimer correctement les présentations PowerPoint de sorte que toutes les diapositives sont assez grandes pour être visibles. Cela peut prendre quelques modifications aux paramètres par défaut des options d'impression du logiciel PowerPoint, qui peut être problématique pour le faire correctement . Au lieu de cela , lors de l'enregistrement sous forme de fichier PDF, le créateur a le contrôle préalable complet sur ​​la façon dont la présentation apparaîtra une fois imprimée (car il va regarder exactement comme il le fait sur ​​la page PDF). Cela peut sauver une certaine confusion et s'assurer que chaque version imprimée de la présentation PowerPoint est identique.
Plus rapide pour naviguer

Certains utilisateurs peuvent trouver difficile de naviguer rapidement des présentations PowerPoint lors de leur affichage avec le programme PowerPoint original, sous forme de diapositives sont souvent affichées une à la fois . Toutefois, lorsque la présentation est considérée comme un PDF , les utilisateurs peuvent préférer la possibilité de faire défiler rapidement vers le haut et vers le bas entre les diapositives ; visualisation PDF rend également plus facile de voir deux diapositives différentes à la fois , ce qui rend plus facile lorsque l'information entre les deux besoins à comparer.
Sécurité

Lors de l'affichage des présentations au sein du programme PowerPoint , n'importe quel utilisateur peut modifier le document sur ​​leur système (qui peut prêter à confusion si présentation est ensuite transmis à d'autres ), ce qui est beaucoup plus difficile lors de la visualisation des fichiers PDF , comme l'une de ses principales caractéristiques est sa résistance à être modifiés par les utilisateurs novices

.