? Création d'une base de données de la liste de diffusion de Microsoft Word vous donne la possibilité de produire facilement des lettres types , des courriels et des étiquettes. Il s'agit d' une fonctionnalité qui peut vous faire économiser beaucoup de temps parce que ayant cette base de données signifie que vous n'avez pas à passer par le processus de duplication de votre document de formulaire et de traiter chaque destinataire bénéficiaire individuellement . Au lieu de créer un document de formulaire et de le relier à votre base de données de la liste de diffusion . Set Up
Commencez par ouvrir un nouveau document Microsoft Word. Vous devez utiliser la fonction "Publipostage " situé dans le menu déroulant Outils de la barre de menu pour créer votre base de données. Cela permettra d'ouvrir une boîte d'option qui vous mènera à travers les six étapes du processus de fusion et publipostage . Vous n'avez qu'à aller aussi loin que l'étape trois pour créer une base de données . La première étape va vous demander de choisir , «Quel type de document, travaillez-vous ," lettres , e-mails, enveloppes , étiquettes, ou un répertoire. Lors de la création d'une base de données , il n'est pas question que l'option que vous choisissez. Choisissez une quelconque puis sélectionnez Suivant pour passer à la deuxième étape : «Sélectionnez le document de départ . " Choisir d'utiliser le document actuel puis cliquez sur Suivant pour passer à la troisième étape de « Sélection des destinataires . " C'est l'étape où votre base de données de la liste de diffusion est créée. Selon les options énumérées pour Sélection des destinataires , choisir de " Taper une nouvelle liste ", puis cliquez sur Créer. Cela fera apparaître la boîte intitulée « Nouvelle liste d'adresses . "
Personnalisation de votre base de données Champs d'entrée
Avant de commencer à remplir vos informations de destinataire que vous devez personnaliser votre entrée de l'information champs . Les champs de saisie par défaut sont généralement énumérés comme suit: Titre , Prénom, Nom, Nom de l'entreprise , adresse, ville , état, code postal , pays , Home Phone, un téléphone professionnel et e-mail . Vous pouvez ajouter, supprimer ou renommer ces champs en fonction de vos besoins. Il suffit de cliquer sur " Personnaliser ", effectuez vos modifications , puis cliquez sur OK.
Création de votre base de données
Vous ne pouvez entrer les informations d'un mailing list destinataire par entrée. Remplissez vos champs d'entrée avec les données appropriées pour un seul destinataire puis cliquez sur "Nouvelle entrée " pour compléter les données d'un nouveau destinataire . Après avoir entré les informations pour tous vos destinataires cliquez sur «Fermer». Cette action va déclencher le pop up d'un "Enregistrer sous" boîte. Nommez votre base de données , choisissez le dossier que vous voulez sauvegarder votre base de données , puis cliquez sur "Enregistrer". Ceci achève fondamentalement le processus . La seule chose qui reste à faire est de relire votre base de données pour les erreurs.
Proofing votre base de données
Après avoir enregistré votre base de données, une boîte intitulée « Destinataires du publipostage " apparaîtra automatiquement vers le haut. Il répertorie toutes les entrées de bénéficiaires que vous venez de faire dans le style de feuille de calcul . Faites défiler la liste, et relisez vos entrées. Si vous trouvez une erreur sur une entrée, mettez la ligne du destinataire, cliquez sur "Modifier ", faites vos réglages , puis cliquez sur «Fermer». Une fois que vous avez terminé l'épreuve toutes vos entrées Cliquez sur "OK " pour fermer le publipostage boîte du destinataire. Puis fermez l'ensemble du courrier case Fusionner en cliquant sur le «X» dans le coin supérieur droit . Votre base de données est maintenant créée , imperméabilisé et enregistré.
