Création d' une base de données de distribution en utilisant Excel est beaucoup plus rapide que de traiter individuellement des lettres pour les envois de masse. En outre , vous pouvez organiser les en-têtes de colonnes par la source de données que vous utilisez pour entrer les adresses , car organiser les en-têtes de colonnes n'aura pas d'impact sur ​​la façon dont les adresses apparaissent dans votre lettre. Par exemple, si vous entrez les données en utilisant une source qui commence par un nom, titre du poste, société, puis l'adresse , organiser vos cellules dans l'ordre de gauche à droite . De cette façon, vous n'avez pas à sauter autour de cellule en cellule que vous entrez des données . Instructions
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Ouvrez Excel et place des en-têtes de colonnes dans la première rangée de la feuille de calcul . Placez un seul en-tête dans une cellule.
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Tapez les têtes d'adresse standard, un dans chaque cellule de la rangée du haut. Inclure le " titre de courtoisie », « Prénom », « Nom », « suffixe », « Adresse 1», « Adresse 2», « ville », « État » et « Code postal ».

le « titre de courtoisie " est un titre de respect comme " Monsieur ", " Madame ", " Mademoiselle ", " Mme " ou "Dr. " Le suffixe " " est ajouté à la fin d'un nom après une virgule comme "MD ", " Jr." et " père " Le champ « Adresse 2 » est d' accueillir les adresses de deux lignes
3 Type de

ces champs supplémentaires dans une cellule chacun dans la première rangée pour obtenir des adresses : . " Fonction ", " Département . »et « Société »
4 Type de

ces champs supplémentaires dans une cellule chacun dans la première rangée , si vous envoyez l'envoi de deux personnes qui sont à la même adresse : « 2 Courtoisie titre " " 2 Prénom », «2 Nom " et "2 suffixe ". Utilisez ces champs pour les couples ou les partenaires vivant ensemble . Pour les lettres d'affaires , envoyer chacun leur propre lettre
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taper ces champs si vous préférez les inclure : . . " Pseudo ", " Middle Name » et « Pays ou région »