Microsoft Access permet à ses utilisateurs de créer et de gérer des bases de données . Il est le meilleur outil de la suite Office de Microsoft pour cette fonction. Importance

gens utilisent Microsoft Access pour créer et gérer des bases de données , qui sont organisés collections de données qui peuvent être partagées entre plusieurs utilisateurs . Les bases de données sont essentielles pour le maintien des entreprises et d'autres organisations enregistrement , permettant à plusieurs personnes d'accéder , récupérer, mettre à jour et modifier autrement les dossiers rapidement et efficacement .
Identification

accès est ce qu'on appelle un système de gestion de base de données - une application qui permet aux utilisateurs de récupérer des informations à partir et mettre à jour la base de données sans enfreindre les relations entre les données initialement mis en place par le concepteur de la base de données. Par exemple, la base de données consommateurs de la Oats Company , une entreprise hypothétique , pourrait inclure des fichiers contenant les adresses postales physiques, les antécédents d'achat , l'histoire postale et autres informations pertinentes , ainsi que les relations entre ces enregistrements et des menus conçus par le concepteur de la base qui permettent à d'autres utilisateurs de rechercher des informations.
Database

Une base de données Access lui-même est constitué des données elles-mêmes et les relations entre les données , les interfaces que différents utilisateurs voient et utilisent pour modifier ou récupérer les données et les instructions pour savoir comment la base de données doit être stocké physiquement sur ​​l'ordinateur ou du serveur.
Quand utiliser Microsoft Access

Utilisation d'Access est appropriée lorsqu'il existe plusieurs liens entre les données que vous essayez d'enregistrer . L'accès est également approprié à utiliser si vous envisagez de stocker les enregistrements sur une longue période de temps, ou si vous avez besoin pour créer des rapports rapides contenant des éléments d'information disparates .
Utilisation de Microsoft Excel Versus Microsoft Access

disent que l' avoine mails Société des sollicitations et des cartes de remerciement à une liste de diffusion composée de 10 groupes différents ( a, B , C. ..) à divers moments au cours de l' année . L'appartenance à un groupe n'est pas exclusive. En d'autres termes , M. Joe Brown peut être membre des groupes A , C et D , et pas seulement A. Supposons maintenant la liste de diffusion de l' Oats Company est composée de 10 tableaux Excel différent - A, B, C et ainsi de suite . Pour mettre à jour les informations de contact de M. Brown, vous auriez à changer son record à trois reprises différentes , sur des feuilles de calcul A, C et D respectivement .

Supposons que le Oats Company veut suivre ce type de courrier chaque membre du groupe a reçu et quand il ou elle l'a reçue . Dans Excel, vous pouvez créer une nouvelle feuille de calcul dans chaque feuille de calcul pour enregistrer l'historique de diffusion (par exemple, A et A ') . Toutefois, si Joe Brown , disons, a obtenu un diplôme en droit , et était maintenant dénommé « M. Joe Brown , Esq. " vous auriez à mettre à jour son dossier sur six feuilles

Maintenant, imaginez si quelqu'un vous a demandé de compléter une tâche plus complexe , basé sur ces hypothèses initiales, telles que : . éliminer tous les membres du groupe C de la liste de diffusion , sauf les membres qui appartiennent également au groupe A et tout autre groupe , sauf D, et ont reçu une carte de remerciement au cours des six derniers mois. Peignage à travers de multiples feuilles de calcul pour trouver cette information serait un peu plus fastidieux . Ajout de quelques variables et des demandes , il sera évident que Excel n'est pas un outil idéal pour la gestion de la liste d'envoi de la firme ou autre base de données.

Accès , d'autre part, vous permet de créer des enregistrements représentés par un unique, identifiant - ce qu'on appelle une clé primaire - qui peut se rapporter à plusieurs éléments de données . Par exemple, le record de Joe Brown serait identifié par un code alphanumérique unique qui fait référence et permet d'accéder à récupérer tout les attributs de Joe Brown . Les attributs sont les différents types de données associées à la clé primaire d'un enregistrement . Par exemple, le prénom de Joe Brown , prénom , adresse et histoire postale sont tous les attributs d' un seul enregistrement dans la base de données . Une base de données Access bien conçu ne ferait que nécessiterait que les registres soient mis à jour une fois , la base de données pourrait également récupérer n'importe quelle combinaison d'attributs demandés. Cela rend les tâches comme celle de la simple paragraphe précédent , et rend l'accès idéal pour la construction et la gestion de bases de données.