Une des choses les plus importantes à retenir lorsque vous utilisez QuickBooks d'organiser et de maintenir des finances d'entreprise est que le logiciel seul ne peut pas faire le travail. Comment vous utilisez le logiciel est ce qui détermine vraiment comment affaires précis des dossiers financiers seront. Prendre le temps au début pour vous familiariser avec le logiciel de travail à travers un guide d'apprentissage QuickBooks ne sera pas seulement vous aider à démarrer dans la bonne direction , mais aussi de jeter les bases pour la compréhension de certains QuickBooks fonctionnalités les plus avancées . Bases de la comptabilité
Une bonne première étape consiste en un examen des termes et des processus comptables de base . L'épine dorsale de votre système comptable est le grand livre général , ou en termes de QuickBooks , le plan comptable. Dans le cadre du plan de comptes , des transactions telles que déposer des fonds dans votre compte chèque , lien vers actif individuel , la responsabilité , les revenus , dépenses ou catégories de revenus lorsque vous postez , ou saisissez. QuickBooks obéit à des règles établies de comptabilité à double entrée , de sorte que chaque entrée que vous faites consiste débits et crédits . Transactions de débit augmentent les actifs et passifs baisse , tandis que les opérations de crédit augmenter les passifs et la diminution des actifs . Chaque entrée que vous faites est un partenariat avec QuickBooks. Si vous débiter votre compte courant (entrez un dépôt ) , QuickBooks prend soin de créditer le compte approprié opposé , comme la mise à jour le solde de son compte de crédit d'un client .
QuickBooks vous commence avec une carte de base des comptes et votre première tâche consiste à personnaliser les comptes du grand livre général afin de refléter la façon dont vous faites des affaires . Accéder au plan comptable de l'onglet "Listes" dans le menu principal QuickBooks. Ajouter , supprimer ou cacher des comptes que vous pourriez avoir besoin dans l'avenir, mais ne sont pas nécessaires à ce stade. Par défaut, QuickBooks utilise seulement des noms pour identifier les comptes . Si votre entreprise utilise également des numéros de compte , activer cette fonction via préférences de la société . Dans l'onglet "Modifier" dans le menu principal , sélectionnez « Préférences », puis sélectionnez «Comptabilité» de la liste sur le côté gauche de la fenêtre . Dans l'onglet " Options de la société " , cochez la case «Utiliser les numéros de compte " et cliquez sur "OK".
Clients
Le Customer Center (menu principal item) est l'endroit où vous conservez des informations sur les clients et les emplois . Les dossiers des clients individuels peuvent contenir autant de détails que vous vous souciez de fournir, y compris les contacts et d'expédition , de crédit et informations de paiement . QuickBooks fournit une méthode sécurisée pour entrer des informations de carte de crédit qui permet de crypter les numéros de compte et vous permet de décider qui a accès à cette zone en établissant des autorisations. Activez cette fonction tout de suite si les dossiers des numéros de cartes de crédit des clients d'affaires de vos . Choisissez «Société» dans le menu principal , puis sélectionnez « Customer Credit Card Protection . " Voir un rapport du journal de sécurité qui peuvent vous alerter de toute personne essayant d'accéder aux informations confidentielles des clients en choisissant «Rapports» dans le menu principal , puis « Comptable & , les impôts , " . puis Customer Credit Card audit Trail "
vendeurs
le Centre du vendeur ( menu principal ) fonctionne un peu comme le Customer Center . Fournir des informations détaillées sur les fournisseurs peut être d'une grande aide au moment des impôts et de faire des chèques moins de temps. Les options de personnalisation vous permettent de filtrer l'information pour les fournisseurs individuels et d'afficher des éléments tels que l'équilibre, la méthode de paiement, et les conditions de paiement . Un onglet " Prefill compte" vous permet de sélectionner jusqu'à trois comptes affichage qui apparaîtront dans la fenêtre de transaction et vous aide à éviter l'affichage des erreurs .
Rapports
Les rapports Center ( menu principal ) contient de nombreux rapports intégrés qui couvrent la plupart des aspects de votre entreprise . Il s'agit notamment de rapports financiers standard comme une balance de vérification et de rapport de bilan , les rapports de profits et pertes , les rapports de flux de trésorerie , les rapports d' activité, tels que les ventes et les vendeurs , et de l'inventaire , des employés et des rapports bancaires . Chaque intégré dans le rapport contient des options de personnalisation afin que vous puissiez adapter l'information pour répondre aux exigences de l'entreprise. QuickBooks pouvez également enregistrer , ou « mémoriser » des rapports personnalisés pour les visionner ultérieurement .
Considérations
Se familiariser avec le logiciel QuickBooks peut être écrasante si vous essayez tout apprendre à la fois . Prenez le temps de vous familiariser avec les bases, et obtenir de l'aide si vous en avez besoin. Une bonne ressource à utiliser est un comptable extérieur . La plupart des cabinets d'expertise comptable sont familiers avec QuickBooks et peuvent vous aider à configurer votre logiciel et répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir. Considérez cette ressource , même si vous n'avez pas normalement d'utiliser un cabinet d'expertise comptable , comme la plus complète que vous êtes au début , plus le logiciel va effectuer son travail et la plus précise de votre information sera .
