Beaucoup de normes telles que l'Organisation internationale de normalisation norme 17025 ( pour les laboratoires d' étalonnages et d'essais ) nécessitent l'utilisation d'un système de gestion de documents . Systèmes de contrôle des documents sur le Web offrent des fonctions d'accès , de sécurité et de gestion basés sur le Web , tels que le contrôle de stockage , de l'édition et de révision. Choses que vous devez
Document Management System
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acheter un logiciel de système de gestion de documents ou d'obtenir le logiciel libre, comme OpenDocMan , et installer le logiciel sur votre le matériel de l'entreprise.
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établir vos règles métier , comme qui a accès à la création de documents , l'examen et la révision . Identifier les types de fichiers de votre organisation appuie.
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assigner des tâches de gestion de documents à vos employés en accordant des permissions utilisateur et de groupe. Définir des restrictions en fonction de vos règles métier. Par exemple, vos rôles peuvent inclure des auteurs du document , le sujet des évaluateurs experts, réviseurs et approbateurs contenu .
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stocker vos documents dans un emplacement centralisé . Gérer les changements de sorte que vous pouvez suivre qui a fait des changements , pourquoi ils ont fait des changements et quand les révisions ont eu lieu .
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générer des rapports sur l'état de l'édition de documents (tels que de nouveaux documents , documents révisés et les documents supprimés ) sur une base quotidienne , hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
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Moniteur documents de l'utilisation du référentiel pour s'assurer que les procédures et d'intégrité de sécurité est maintenu.
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audit vos procédures régulièrement et mettre à jour approprié.