systèmes de gestion électronique de documents ( GED) remplacent les classeurs à l'ancienne qui sont farcies avec des dossiers et des documents Manille. Aujourd'hui , les travailleurs des services juridiques , médicaux, gouvernementaux et de sociétés sont le stockage et la récupération de documents au moyen de systèmes informatisés. Cette conversion se traduit par des méthodes respectueuses de l'environnement de stockage , des coûts moindres et un accès plus facile et plus rapide pour les utilisateurs multiples d'un même document . Disparaissent le vert
documents électroniques sont en sauvant des arbres à travers le monde . L'Association des gestionnaires de documents et de rapports d' administrateurs que chaque travailleur américain consomme annuellement 10.000 feuilles de papier à copier , ce qui est l'équivalent de 1,25 arbres par personne . Papier usagées se décompose en gaz méthane nocif , alors que les récoltes de l'industrie du papier 42 pour cent du bois industriel , chaque année , affirme ARMA . Des copies papier de documents commerciaux aussi stimuler la consommation de carburant parce que les entreprises doivent expédier leurs documents aux installations de stockage hors site , puis récupérer plus tard eux. En convertissant à un processus EDM , les entreprises peuvent protéger les forêts de la planète et réduire la consommation d' essence. Plus les employés peuvent travailler de chez eux quand ils peuvent accéder aux dossiers informatisés des sites Web ou des serveurs sécurisés . Ce taux plus élevé de télétravailleurs signifie moins de trafic et les émissions des véhicules .
Épargne
dossiers informatisés traduisent par des économies de coûts pour une organisation. Police à Elk River, Minnesota, convertis en un système de GED , qui a sauvé le département 17,000 $ en papier à photocopier . Chef Jeffrey Beahen affirme que son équipe est passée par 2,2 tonnes chaque année , selon l'article en ligne " Association des gestionnaires de documents et les administrateurs : Puis RIM sauvera le monde" En outre, 5 pour cent de tous les dossiers sur papier finissent par être déplacée, et un document perdu coûte une compagnie d'environ 250 $ . Et pour illustrer encore le coût des documents papier par rapport aux dossiers électroniques , les estimations BuyerZone.com que l'employé moyen passe entre 86 et 216 heures par an des copies d'archivage de documents. Cela coûte une société entre 1700 $ et 4300 $ chaque année en fonction d'un salarié qui gagne un taux horaire de 20 $.
Accès
Récupération des dossiers électroniques est plus facile que travailler avec des copies papier . Dans un bureau typique , un document papier est photocopié 19 fois parce que plusieurs employés ont besoin de travailler avec cette même information , explique ARMA . Mais plus d'un employé peut regarder un document électronique en même temps . Un employeur peut facilement contrôler qui peut voir et revoir des dossiers informatisés , ainsi que des fonctions de sécurité permettent un gestionnaire pour voir qui a consulté certains fichiers. Les fonctions de sécurité telles que les mots de passe aussi aider les entreprises à protéger contre un employé mécontent ou un concurrent entrée dans l'obtention de fichiers critiques . Un autre avantage de EDM est la récupération rapide des fichiers lors d'une catastrophe comme un incendie , une inondation ou un bureau cambriolage. Les copies de sauvegarde sont souvent stockées hors site par mesure de précaution contre une situation d'urgence .
