La principale différence entre Access et un financement de base de données du logiciel dédié ou programme Système de gestion des bailleurs de fonds ( DMS ) , est semblable à la différence entre un camion de matériel de construction pour construire une maison et une maison qui est déjà construit . Access, avec une programmation de quelques minutes , peut être mis en place pour effectuer le suivi de la collecte de fonds très rudimentaire pour une base limitée des donateurs . Pour correspondre à la facilité d'utilisation et les fonctions spécialisées d'un off- the-shelf DMS un programmeur de base de données Access se passer des centaines d'heures dans la configuration et il y aurait encore quelques fonctionnalités qui manquent . Coûts
Ordinateurs de gestion de donneurs de

prix varient de plusieurs centaines de dollars pour les petites organisations sans but lucratif avec plusieurs centaines de donateurs à plus de 20.000 $ pour les grandes institutions de suivi millions de dollars et des centaines de milliers de donateurs . Tous les DMS ont certaines caractéristiques en commun qui seraient difficiles à reproduire avec Access.
Donateur Documents

Création et modification d'enregistrements donneurs est au cœur de tout système DMS . Savoir qui sont les bailleurs de fonds sont et d'avoir accès à leurs renseignements est essentiel dans la collecte de fonds . Avec les flux dans les relations domestiques et les adresses des personnes , la flexibilité est la clé pour entrer les informations correctes. Il suffit de suivre les informations pour les deux conjoints , avec d'autres bailleurs de fonds qui peuvent vivre dans le ménage, peut rapidement submerger une base de données Access simple. Tracking
cadeau

donner des cadeaux et de suivi peut avoir une douzaine ou plus de variables qui doivent être prises en compte. Cadeaux doux, dur et se sont engagés sont suivis séparément , et le codage de l'origine du don et le fonds dirigé doivent être saisies de manière appropriée. De nouveaux codes peuvent être créés sur les codes mouche et vieux modifiés. En attente d'une reprogrammation de l'accès à ce faire peut retarder considérablement la saisie des données .
Lettre génération a vendre

Les meilleurs DMS permet " merci" génération de lettre simple . Tirer des informations provenant de diverses sources et en utilisant un des nombreux modèles pré- existants , les lettres des bailleurs de fonds générés semblent conçus sur mesure pour chaque donateur et le don . L'accès peut faire la même chose mais en modifiant le processus pour tenir compte de nouveaux renseignements ou de structures de lettre supplémentaire peut signifier modifier la programmation interne .
Segmentation

segmentation de la base des donateurs, ou le choix qui se fait par la poste qui demande de lettre en fonction de leur histoire en donnant passé, est un crissement exigeant en ressources système d'information qui nécessite mélangeant et en assortissant la récence , la fréquence et le montant monétaire de cadeaux pour les donateurs , sans chevauchement des donateurs en double dans le même foyer . Parce que le choix des variables de donateurs sont ajoutés à la segmentation peut changer à chaque nouvelle diffusion , un programme créé dans Access peut ne pas avoir la souplesse requise .
Un dernier conseil
< p> Selon Tech Soup , qui fournit de l'information technologique pour les organismes sans but lucratif , un mot répond à la question sur la création d' un programme de base de données des bailleurs de fonds sur mesure à partir d'un des programmes de base de données comme access. Leur conseil est «ne pas ». Ils considèrent qu'il ne vaut pas la peine quand il ya tellement de bons programmes disponibles dès maintenant que fournir quoi que ce soit à but non lucratif pourrait vouloir.