Avez-vous un grand classeur débordant de déclarations, notes de cours, et d'autres articles de journaux qui prennent beaucoup d'espace et peut être difficile à rechercher. Ce guide va vous dire comment transférer ces fichiers en format numérique sur votre ordinateur pour économiser de l'espace , et de fournir pour la sauvegarde facile et la recherche . Choses que vous devez
documents papier originaux des dossiers papier
Trombones
Un grand espace bureau , ou un ensemble de plateaux pour contenir du papier
Une imprimante - scanner avec un chargeur automatique de documents ( ADF)
un ordinateur avec une bonne quantité d' espace disque libre
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abord, assembler vos fournitures . Vous avez probablement déjà un ordinateur et vos fichiers peu organisé . Ce que vous ne pourriez pas avoir un scanner approprié. Numérisation un grand nombre de documents avec un scanner à plat peut être une vraie corvée , alors investissez dans aa scanner qui peut accepter un certain nombre de feuilles de papier à la fois. Scanners dédiés peuvent , curieusement, être beaucoup plus cher que tout-en -un imprimante /fax /scanner . La plupart ont des capacités comparables en termes de résolution qu'ils peuvent produire - ce qui vous intéresse le plus est le nombre de feuilles du scanner peut accepter à la fois. En outre, lire les commentaires en ligne pour s'assurer que le chargeur de documents ne se coince pas . Une option supplémentaire qui pourrait venir dans utile est la possibilité d' auto-duplex de la numérisation - . Cela vous permettra de numériser les deux faces d'un document sans un manuel étape rechargement
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fois que vous avez tous vos documents pratique , passer par les fichiers que vous souhaitez traiter et trier. Vous aurez envie de Groupe Papiers Fins similaire largeur ensemble ( ie papier de cahier avec du papier de cahier, papier copieur avec du papier copieur ) , et séparer les papiers qui ont plié coins , déchirures ou autres dommages qui pourraient interférer avec le chargeur de documents . Ensuite , le groupe des papiers en lots que le scanner peut accepter , par exemple , des faisceaux de dix pages . Ces papiers assemblés peuvent aller dans la case "in".
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Maintenant, vous êtes prêt à numériser ! Chargez le logiciel de numérisation fourni avec votre imprimante /scanner et chargez votre premier lot de documents dans le scanner. Choisissez une résolution appropriée - 300 dpi est la norme , et généralement plus que suffisant. Le choix d'une résolution plus élevée peut entraîner une image de meilleure qualité , mais cela prendra plus de temps à numériser, et plus d'espace pour stocker . Choisir niveaux de gris au lieu de couleur peut aussi économiser de l'espace disque . Pour les documents , PDF est un bon format à choisir , car il sera plus facile aux documents de groupe avec plusieurs pages dans un document unique à ce qu'elle serait avec des images .
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continuer à traiter le reste de vos documents . Si vous avez beaucoup de documents dactylographiés , il pourrait valoir la peine d'investir dans un logiciel OCR (comme ABBYY FineReader ) . Cela vous permet de convertir le texte dans vos documents en fichiers , recherche de texte. Le logiciel est beaucoup moins fiable pour les documents manuscrits .