Le type de scanner que vous utilisez pour vos documents Office dépend de la taille des documents et vos autres besoins . Les scanners à plat vous numérisation facile des documents épais ou de forme irrégulière permettent , tout en traversée scanners fonctionnent bien pour le papier standard 8 1/2-by-11-inch . Scanners de poche vous aidera à numériser grands formats de documents qui ne correspondent pas à plat ou de traversée scanners , tels que les plans architecturaux ou 11 x 17 impressions . Une fois que vous avez sélectionné votre scanner , vous devez mettre en place et organiser votre système de classement virtuel. Si vous envisagez de numériser vos documents de bureau afin qu'ils puissent être utilisés dans un éditeur de texte tel que MS Word, Open Office Writer ou WordPad , sélectionnez un scanner qui inclut un logiciel OCR . Instructions
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Installez le logiciel du pilote fourni avec votre scanner sur l'ordinateur du scanner se branche sur . Si vous utilisez un scanner en réseau, vous devrez peut-être installer le pilote sur chaque ordinateur qui utilise le scanner lui-même , mais pas à chaque ordinateur qui doit afficher les documents. Suivez toutes les instructions sur l'emballage et à l'écran pour vous assurer que votre logiciel de scanner est installé correctement.
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Lancez le logiciel du scanner en double-cliquant sur son icône sur votre ordinateur. La plupart des logiciels du scanner dispose de paramètres qui vous permettront de gagner des analyses dans certains formats de fichiers , tels que PDF , JPG et DOC .
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Cliquez sur l'option PDF si vous souhaitez numériser des documents ainsi ils conservent toutes leurs caractéristiques visuelles , y compris les mots et les images. Vous ne serez pas en mesure de modifier ces documents sans un éditeur PDF, mais vous serez en mesure de visualiser et de les partager avec n'importe quel ordinateur disposant du logiciel gratuit Adobe Acrobat Reader. Définissez les options PDF pour la taille et la résolution que vous voulez que votre analyse standard . Le logiciel peut également vous permettre de choisir un emplacement par défaut où il va enregistrer tous les fichiers PDF. Choisissez un endroit qui est facile à trouver , comme un dossier sur votre bureau .
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Cliquez sur le texte , Word ou l'icône OCR . Réglez votre document taille , résolution préférée et l'emplacement par défaut pour tous les documents que vous souhaitez numériser sorte qu'ils sont modifiables dans un traitement de texte . Si tout le monde dans votre entreprise utilise le même logiciel de traitement de texte, avoir les fichiers enregistrés dans le format de ce processeur. Sinon, l'enregistrement des fichiers en format Rich Text Format ( . Rtf) est préférable , car cela peut être lu par la plupart des traitements de texte.
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Cliquez sur l'option pour des analyses personnalisées et mis en place un autre balayage commun tâches que vous envisagez d'effectuer , comme un scan PDF 2-en -3- pouces pour cartes de visite ou les emplacements des fichiers séparés pour les scans soient sauvés et stockés.
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test chaque réglage en scannant le cas échéant Type de document dans le scanner , puis de vérifier l'emplacement du fichier pour s'assurer qu'il sauvegardée correctement . Logiciel OCR n'est pas 100 pour cent exact , donc toujours vérifier les fichiers OCR pour les erreurs , surtout quand les frontières ou les polices rares sont utilisés.
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informer le reste du personnel du bureau où chaque type de fichier est stocké et comment utiliser le scanner correctement .
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sauvegarder l'ordinateur qui stocke les documents régulièrement. Cela permet de garder une copie de vos documents numérisés en cas de panne de l'ordinateur .