Un bureau sans papier est celui dans lequel l'utilisation du papier a été soit éliminés ou est minime ( va complètement sans papier n'est généralement pas possible ou pratique) . Dans un bureau sans papier , informatique, aux fichiers et informations sont stockées , accessibles , récupérées et traitées électroniquement . Plusieurs dispositifs électroniques sont utilisés pour ces fonctions. Les scanners sont utilisés pour convertir les documents papier en format électronique. Les documents convertis et les fichiers électroniques sont stockées et traitées sur les ordinateurs et partagées sur les réseaux. Les documents peuvent être transmis par voie électronique en utilisant les télécopieurs et les PDA sont utilisés pour l'accès mobile aux documents électroniques. Ordinateurs
Les ordinateurs sont l' épine dorsale de bureaux sans papier . La gestion des documents, gestion de contenu , la reconnaissance optique de caractères, e -mails et autres systèmes nécessaires au fonctionnement d'un bureau sans papier sont toutes les applications qui s'exécutent sur des ordinateurs . Bureaux sans papier peut contenir différents types de systèmes informatiques pour répondre aux besoins de l'organisation , allant de stand-alone ordinateurs personnels et ordinateurs portables pour les petits bureaux ou à domicile à des réseaux vastes et complexes de serveurs , postes de travail et périphériques informatiques pour les grandes entreprises .
Photos, illustrations et Scanners
La plupart des bureaux sans papier utilisent un système de gestion de documents pour stocker des fichiers par voie électronique. Les dossiers papier sont convertis en fichiers électroniques à l'aide d'un scanner , ce qui en fait l'un des appareils électroniques les plus importants dans un bureau sans papier . Les documents numérisés sont soit stockés sous forme d'images ou transformés en fichiers électroniques en utilisant un logiciel de reconnaissance optique de caractères qui est souvent fourni avec le scanner. Certains bureaux utilisent des dispositifs multifonctionnels qui servent de photocopieuses, scanners et télécopieurs - tout en un
télécopieurs
télécopieurs électroniques sont utilisés dans dématérialisé . bureaux de communiquer des copies électroniques des fichiers sur des lignes téléphoniques ou réseaux et sont un bon moyen de communiquer avec les bureaux traditionnels. Le fax électronique permet au destinataire d'obtenir une copie papier d'un fichier si nécessaire. Une machine de fax électronique est généralement relié au système de gestion de documents pour permettre le bureau sans papier à stocker facilement documents entrants et sortants.
Supports de stockage
bureaux sans papier stocker plus de leurs fichiers et données par voie électronique. Cela introduit des risques , car les données enregistrées électroniquement peuvent être perdues ou endommagées par la défaillance du dispositif , les surtensions électriques , les infections par des virus informatiques ou d'autres événements catastrophiques. Les données doivent être sauvegardées régulièrement . Support de stockage - comme les disques durs , bandes magnétiques de sauvegarde et lecteurs de bande - sont essentiels dans un bureau sans papier. Les copies sauvegardées de données sur les supports de stockage sont normalement stockées hors site comme une mesure d'urgence.
